für Bewerber

Hinweise zum Datenschutz

1. Allgemeines

Du willst dich bei uns bewerben oder hast uns bereits eine Bewerbung zugeschickt – vielen Dank dafür!

Datenschutzrechtlich gesehen erheben wir dadurch personenbezogene Daten von dir. Das verpflichtet uns dazu, dir eine Reihe von Informationen mitzuteilen. Die folgenden Hinweise zum Datenschutz geben dir wichtige Informationen über die Verarbeitung deiner Daten. Außerdem informieren wir dich über deine Rechte, die du im Hinblick auf deine Daten uns gegenüber hast. Du erhältst diese Informationen gemäß Artikel 13 der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

2. Wer ist verantwortlich für diese Verarbeitung?

Wir sind für diese Verarbeitung Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 der DSGVO. Die Wörter „wir”, „uns” usw. stehen in diesem Text für die

itemis AG
Am Brambusch 15
44536 Lünen

3. Wer ist unser Datenschutzbeauftragter?

Unser Datenschutzbeauftragter ist Rainer Klute. Du erreichst ihn per E-Mail unter

datenschutzbeauftragter@itemis.de

Du kannst ihm nicht nur normale, unverschlüsselte E-Mails senden, sondern auch verschlüsselte. Den zur oben genannten E-Mail-Adresse gehörenden öffentlichen OpenPGP-Schlüssel findest du auf OpenPGP-Schlüsselservern oder auf unserer Website. Der Fingerabdruck des öffentlichen OpenPGP-Schlüssels lautet: B4DD BDB6 203E 0B20 2B5D 5C0D 0196 4716 74C8 26EC.

4. Welche Daten von dir verarbeiten wir?

Wir verarbeiten diejenigen personenbezogenen Daten von dir, die wir für das Bewerbungsverfahren benötigen oder die du uns darüber hinaus mitteilst. Zu diesen Daten zählen typischerweise Vorname, Nachname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummern, allgemeine Daten des Lebenslaufs, Zeugnisse, Fotos und sonstige Daten.

Außerdem verarbeiten wir zwangsläufig auch mit der Bewerbung verbundene technische Daten. Welche das sind, hängt davon ab, wie du dich bei uns bewirbst oder bereits beworben hast. Diese Daten interessieren uns zwar in der Regel nicht, aber wir müssen dich aus datenschutzrechtlichen Gründen dennoch darüber informieren.

Bei einer Bewerbung im Bewerbungsportal zählen zu den technischen Daten beispielsweise deine IP-Adresse, dein Browser, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die Angabe, von welcher Seite aus du auf unser Bewerbungsportal gekommen bist, und vieles mehr. Bitte beachte auch, dass das Bewerbungsportal verschiedene Cookies in deinem Browser speichert. Diese Cookies kannst du jederzeit löschen. Du kannst deinen Browser so konfigurieren, dass er diese Cookies ablehnt. Es kann aber sein, dass das Bewerbungsportal dann nicht so wie vorgesehen funktioniert.

Bei einer Bewerbung per E-Mail zählen zu den technischen Daten beispielsweise die sogenannten Header deiner E-Mail, deine E-Mail-Adresse, wann du die Mail von welchem Rechner aus abgeschickt hast und vieles mehr.

Bei einer Bewerbung per Post zählen zu den technischen Daten beispielsweise Abgangsbriefzentrum oder Aufgabedatum.

5. Zu welchem Zweck verarbeiten wir deine Daten?

Wir verarbeiten diese Daten, um das Bewerbungsverfahren durchführen zu können.

6. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir deine Daten?

6.1 Für das Bewerbungsverfahren benötigte Daten

Für diejenigen Daten, die wir für das Bewerbungsverfahren benötigen, bildet § 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

6.2 Freiwillig mitgeteilte Daten

Für diejenigen Daten, die du uns freiwillig mitteilst, bildet § 26 Absatz 2 BDSG die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Diese Daten verarbeiten wir mit deiner Einwilligung.

6.3 Technische Daten

Für die technischen Daten bildet Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Wir haben berechtigtes Interesse an einer Durchführung des Bewerbungsverfahrens, und deine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht.

7. Wie erteilst du deine Einwilligung?

Falls du dich online über unser Bewerbungsportal bewirbst, erteilst du deine Einwilligung in die in den Abschnitt 6.2 genannten Daten durch Setzen eines Häkchens im Online-Formular.

Falls du dich per E-Mail oder Brief beworben hast, übertragen wir die von dir erhaltenen Daten in unser Bewerbungsportal. Wir bitten dich darum, dich unverzüglich im Bewerbungsportal anzumelden und deine Einwilligung durch Setzen des Häkchens zu bestätigen.

Deine Einwilligung in die Verarbeitung der in Abschnitt 6.2 genannten Daten kannst du jederzeit widerrufen, siehe dazu Abschnitt 10.

8. Was machen wir mit personenbezogener Daten, die zu den „besonderen” Kategorien gehören?

Wir fragen dich im Bewerbungsverfahren nicht nach den in Artikel 9 DSGVO definierten sogenannten besonderen Kategorien personenbezogener Daten (rassische Herkunft, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben, Daten zur sexuellen Orientierung).

Falls du uns unaufgefordert explizit oder implizit solche Daten mitteilen solltest, verarbeiten wir sie wie in Abschnitt 6.2 erläutert auf der Rechtsgrundlage von § 26 Absatz 2 BDSG.

9. Und wenn du uns weitere Daten gibst?

Es kann sein, dass du uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens weitere Daten mitteilst. Auch für diese Daten gilt das in diesen Hinweisen zum Datenschutz Gesagte. Gemäß Artikel 13 Absatz 4 DSGVO brauchen wir dich dann nicht erneut zu informieren.

10. Wie kannst du deine Einwilligung widerrufen?

Deine Einwilligung in die Verarbeitung kannst du jederzeit widerrufen. Benutze dazu bitte das Bewerbungsportal, oder schreibe eine E-Mail an betroffenenrechte@itemis.de.

Nachdem du deine Einwilligung widerrufen hast, löschen wir deine Daten unverzüglich, spätestens aber nach einem Monat.

Die Verarbeitung deiner Daten, die wir aufgrund deiner Einwilligung bis zum Widerruf durchgeführt haben, bleibt rechtmäßig.

11. Was passiert, wenn du uns deine Daten nicht gibst?

Deine in Abschnitt 6.1 genannten Daten brauchen wir für das Bewerbungsverfahren. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen, und du kannst keine Anstellung bei uns bekommen.

12. Treffen wir automatisierte Entscheidungen?

Nein, automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling führen wir nicht durch.

13. Geben wir deine Daten an andere weiter?

Nein, wir geben deine Daten nicht an Dritte weiter. Deine Daten verwenden wir ausschließlich selbst und ausschließlich für den oben genannten Zweck. Bei uns haben auf deine Daten Zugriff: Recruiting, Vorstand, Standortleiter, Teamleiter und diejenigen Mitarbeiter, die von ihrem jeweiligen Teamleiter dazu bestimmt wurden, Bewerbungen zu sichten und Vorstellungsgespräche zu führen.

Wir können deine Daten mit Hilfe von Auftragsverarbeitern verarbeiten. Auftragsverarbeiter fungieren als unser „verlängerter Arm”. Sie sind gemäß Artikel 28 DSGVO zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen deine Daten ausschließlich auf unsere dokumentierte Weisung hin verarbeiten. Dabei arbeiten wir nur mit solchen Auftragsverarbeitern zusammen, die geeignete Garantien dafür bieten, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und den Schutz deiner Rechte gewährleistet.

Unser Auftragsverarbeiter Softgarden E-Recruiting GmbH (Softgarden) betreibt unser Bewerbungsportal. Softgarden ist in Deutschland ansässig. Daten, die du uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über das Bewerbungsportal mitteilst, werden auf den Servern von Softgarden gespeichert und in kein Drittland außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt. Das betrifft auch die Kommunikation, die wir über das Bewerbungsportal mit dir führen.

Falls du per E-Mail mit uns kommunizierst, findet eine Datenübermittlung zu Servern unseres Auftragsverarbeiters Google LLC statt, die sich in einem Drittland befinden können. Diese Datenübermittlung ist zulässig, weil wir mit dem Auftragsverarbeiter einen Vertrag abgeschlossen haben, der die Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission verwendet. Außerdem hat sich Google LLC dem EU-US Privacy Shield Framework unterworfen, das für einen Schutz deiner Daten auf EU-Niveau sorgen soll. Für den Privacy Shield liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor.

Wenn du mehr dazu wissen willst oder eine Kopie der geeigneten oder angemessenen Garantien haben möchtest, wende dich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, siehe Abschnitt 3.

14. Wie lange speichern wir deine Daten?

Wir löschen alle deine Daten sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Diejenigen deiner Daten, die wir mit deiner Einwilligung verarbeiten, siehe Abschnitt 6.2, löschen wir gegebenenfalls bereits früher, nämlich falls du deine Einwilligung widerrufst, siehe dazu Abschnitt 10.

Falls es zu keiner Einstellung kommen sollten, können wir dich in unseren Talentpool einladen. Falls du diese Einladung annimmst, willigst du darin ein, dass wir deine Daten über die oben genannte Frist hinaus speichern. Von Zeit zu Zeit werden wir dich fragen, ob wir deine Daten weiterhin im Talentpool speichern sollen, und dich bitten, dies gegebenenfalls zu bestätigen. Lehnst du das ab, löschen wir deine Daten sofort. Solltest du auf die Anfrage nicht innerhalb von sechs Monaten reagieren, löschen wir deine Daten nach Ablauf dieser Frist.

15. Was sind deine Rechte?

Du hast uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

  • Du hast ein Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO).
  • Du hast ein Recht, deine Einwilligung zu widerrufen, siehe Abschnitt 10 (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).
  • Du hast ein Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung deiner Daten (Artikel 16 DSGVO).
  • Du hast ein Recht auf Löschung deiner Daten, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (Artikel 17 DSGVO).
  • Du hast ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, falls du die Richtigkeit der Daten bestreitest sowie unter bestimmten anderen Voraussetzungen (Artikel 18 DSGVO).
  • Du hast ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO).
  • Du hast ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner in Abschnitt 6.3 genannten Daten (Artikel 21 DSGVO). Insbesondere hast du das Recht, der Nutzung deiner Daten zur Direktwerbung zu widersprechen. Dazu verwenden wir deine Daten zwar ohnehin nicht, müssen aber gemäß Artikel 21 Absatz 4 DSGVO ausdrücklich und in einer verständlichen und von anderen Informationen getrennten Form darauf hinweisen. Daher haben wir diesen Absatz anders als die übrigen formatiert.

16. Wie kannst du deine Rechte wahrnehmen?

Deine Rechte kannst du im Bewerbungsportal wahrnehmen. Außerdem kannst du dich unter folgenden Kontaktdaten an uns wenden, um deine Recht wahrzunehmen:

17. Wo kannst du dich über uns beschweren?

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

18. Änderungen dieser Hinweise zum Datenschutz

Wir behalten uns vor, jederzeit Änderungen an diesen Hinweisen zum Datenschutz vorzunehmen. Die aktuelle Fassung findest du stets in unserem Bewerbungsportal. Du solltest diese Seite von Zeit zu Zeit besuchen und dabei das am Seitenende angegebene Datum der letzten Änderung prüfen. Lehnst du eine Änderung dieser Hinweise zum Datenschutz ab, kannst du dein Recht auf Löschung wahrnehmen, siehe Abschnitte 15 und 16.

Soweit nichts anderes angegeben ist, gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung für sämtliche deiner personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten.

Stand: 18. Februar 2019