Der Kunde

Die avitea GmbH mit ihrer Tochtergesellschaft avitea Industrieservice GmbH ist eine einhundertprozentige Tochter der Hella GmbH & Co. KGaA und stehen für erstklassige Personaldienstleistungen und Arbeitnehmerüberlassung für den gewerblichen als auch hochqualifizierten Bereich.

Ausgangslage & Herausforderung

Arbeitgeber sind seit dem 01. Januar 2023 dazu verpflichtet, bei den gesetzlichen Krankenkassen auf elektronischem Weg zu prüfen, ob für krank gemeldete Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt. Mit ca. 2.500 Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen stand der avitea ein deutlich erhöhter Verwaltungsaufwand durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bevor.

Für die Erfassung der Krankmeldungen kommen bei avitea verschiedene Systeme für unterschiedliche Mitarbeitergruppen zum Einsatz, die zum Einführungszeitpunkt der eAU nicht für eine Abfrage der eAU zu erweitern waren.

avitea und avitea Industrieservice nutzen jeweils unterschiedliche ERP-Systeme und Zeitwirtschaftssoftware, die jedoch beide eine automatisierte Abfrage der eAU nicht unterstützen. Manuelle Einzelabfragen über die Lohnbuchhaltungssoftware DATEV Lodas oder über die von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) bereitgestellte Web-Schnittstelle sv.net bedeuten einen erheblichen Mehraufwand für die Verwaltung.

Daher war es das Ziel, die Abfrage der eAU-Bescheinigungen zu den erfassten Krankmeldungen in die bestehende Prozesskette zu integrieren und eine automatisierte Lösung für beide Unternehmen bereitzustellen, ohne die Quellsysteme oder Meldung in die Lohnbuchhaltung zu verändern. avitea hat sich daher entschieden eine Eigenlösung zu entwickeln, die die eAU-Abfragen zu den gesetzlichen Krankenkassen nach dem spezifizierten Verfahren automatisiert und zentralisiert ermöglicht.

Dabei stellte besonders die strikt getaktete Deadline des Projektes eine zu lösende Aufgabe dar. Vom Entwurf bis zur Zertifizierung und Einführung musste ein Zeitrahmen von 6 Monaten eingehalten werden.

Da avitea nicht über ein eigenes Entwicklungsdepartment verfügt, konnte mit der itemis AG ein starker Partner gefunden werden.

Herangehensweise & Lösung seitens itemis

Das Verfahren zur Abfrage der eAU ist durch die ITSG spezifiziert. Software, welche eAU-Abfragen durchführt, muss mit einer von der ITSG bereitgestellten Schnittstelle kommunizieren. Die besondere Herausforderung bestand hierbei, dass die Software einem Zertifizierungsprozess bei der ITSG unterliegt. Hierzu mussten alle durch die ITSG definierten technischen und fachlichen Anforderungen umgesetzt und nachgewiesen werden. itemis hat avitea mit einem flexiblem Team und einer lösungsorientieren Herangehensweise bei der Erreichung der Zertifizierung unterstützt und konnte die entwickelte Anwendung fristgerecht für die Januar 2023 Abrechnung in Betrieb nehmen.

Um die Herausforderung von avitea zu lösen, die Krankmeldung und Prüfung der elektronischen eAU Bescheinigungen zu automatisieren, hat itemis einen Microservice spezifiziert. Dieser wird mit Krankmeldungen aus den Umsystemen mittels einer ETL-Strecke befüllt, führt die Abfragen zu den gesetzlichen Krankenkassen durch und überwacht diese. Stammdaten wie Name, Personalnummer, Versicherungsnummer, Krankenkasse werden aus DATEV Lodas extrahiert und tagesaktuell bereitgestellt. Die Bereitstellung von Stammdaten aus Lodas war eine zwingende Voraussetzung für die Zertifizierung des Systems.

Für die Kommunikation mit den gesetzlichen Kassen stellt die ITSG einen COM-Server als Gateway zur Verfügung.

Die Anfragen werden an verschiedene, sogenannte Datenannahmestellen gesendet, wobei für jede Datenannahmestelle ein Anfrage erstellt wird.

Insbesondere herausfordernd war, dass seitens der Krankenkassen Interpretationsspielraum für Rückmeldungen besteht, auf die der eAU Abfrageservice reagieren musste. Gerade nach der ersten Inbetriebnahme fielen solche Lücken auf, die aufgrund der hohen Testabdeckung schnell als zusätzliche Testfälle aufgenommen und im Sinne testgetriebener Entwicklung geschlossen wurden.

Für das Clearing von Ausnahmefällen hat itemis eine Datenbankschnittstelle bereitgestellt, welche von avitea zur Bereitstellung eines Dashboards für Backoffice Mitarbeiter verwendet werden kann. Dies ermöglicht nun eine schnelle Reaktion auf fachliche und technische Situationen, welche von den Backoffice Mitarbeitern oder durch den technischen Support gelöst werden können.

Kundenvorteil / Kundennutzen

Durch die Automatisierung der Krankmeldeprozesse bei avitea konnte ein enormer manueller Aufwand eingespart werden, der sonst nicht zu bewältigen gewesen wäre. Der Kunde spart heute durch das Mitwirken von itemis rund drei Vollzeitstellen ein, die durch den Mehraufwand hätten geschaffen werden müssen.

Mit der neuen Lösung lassen sich die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen überprüfen und damit administrative Aufgaben automatisieren. Die Prozesse sind dadurch wesentlich effizienter geworden, was den Arbeitsaufwand deutlich reduziert und somit auch Kosteneinsparungen für den Kunden mit sich bringt.